Facturas, remitos, liquidaciones, presupuestos, balances, informes, listas de precios, legajos. En la actualidad, la mayoría de las empresas maneja grandes flujos de información distribuida en documentos o archivos de distinto tipo que deben ser organizados, actualizados y ordenados de acuerdo a los requerimientos internos de cada organización.

¿Cómo hacer frente al crecimiento exponencial de la información, administrar los datos de forma eficiente y optimizar la operatoria sin incrementar los gastos? Una vez más, la tecnología tiene la respuesta a esta pregunta: sumando Inteligencia Artificial a la gestión documental digital.

Por qué la inteligencia artificial es una herramienta clave para la gestión documental de las organizaciones

La implementación de tecnologías de inteligencia artificial (IA) es una tendencia creciente al interior de las organizaciones. De acuerdo al informe Worldwide Artificial Intelligence Systems Spending Guide realizado por la consultora IDC en agosto del año pasado, el gasto mundial en IA se duplicará en los próximos 4 años, pasando de USD 50.100 millones en 2020 a más de USD 110.000 millones en 2024.

La gestión documental digital es uno de los sectores más beneficiados por la implementación de IA. Al integrarse con las tecnologías de Machine Learning (ML), o aprendizaje automático, se crean entornos automatizados que permiten gestionar grandes volúmenes de datos y llevar a cabo tareas de almacenamiento, clasificación y extracción de información de manera eficaz y eficiente, impactando positivamente en los flujos de trabajo. Todo ello porque la IA permite el aprendizaje a partir de la interpretación del contenido de cada documento y analizar los datos en tiempos mucho más cortos.

El ML reduce la intervención humana en la gestión documental ya que no solamente se encarga de capturar archivos, sino que, gracias a la confluencia de la tecnología de Comprensión del Lenguaje Natural (NLP), puede comprender la información sin necesidad de una constante intervención manual.

Las ventajas que aporta la implementación de IA aplicada a la gestión documental son numerosas:

Análisis y organización inteligente de los documentos

Las tecnologías de IA tienen la capacidad de escanear, interpretar y clasificar archivos de acuerdo a su contenido de una manera precisa, independientemente de la cantidad de datos o el idioma. La automatización ayuda a agilizar la gestión documental, a la vez que minimiza los errores.

Mejora en los niveles de seguridad

Gracias a su alto grado de precisión y especificidad, las tecnologías de IA tienen la capacidad de detectar palabras como “confidencial” para asignarle a esos documentos mayores niveles de seguridad, sea restringiendo su acceso o haciendo una encriptación de los archivos.

De esta forma permiten establecer diferentes tipos de permisos para que ciertos documentos solo puedan ser abiertos o impresos por usuarios autorizados. Las tecnologías de reconocimiento facial y datos biométricos también pueden aplicarse a la protección documental de registros confidenciales.

Optimización de la gestión documental

Al ser capaces de obtener información documental de manera inmediata y precisa con el objetivo de integrarla a sistemas de gestión internos, las tecnologías de IA agilizan los flujos de trabajo y ayudan a obtener mejores resultados.

Sofre Digital, una solución concreta para la gestión documental digital de tu empresa

En Sofre Digital trabajamos incansablemente para proveerles a nuestros clientes soluciones que los acompañen en el camino a la transformación digital.

Nuestras soluciones en gestión documental incluyen:

• Desarrollo de sitios colaborativos para centralizar y autoadministrar contenidos y perfiles, captar ágilmente los recursos y brindar mejor y mayor información a los clientes
• Reconocimiento de documentos, extracción de datos e indexación de los contenidos de acuerdo a diferentes clasificaciones
• Migración de sitios y workflows
• Servicio de consultoría para la transformación digital documental, incluyendo diseño de alternativas para agilizar la digitalización manual de archivos históricos, búsqueda de soluciones para mejorar las performances del proceso de digitalizado desde el punto de vista de la infraestructura de la información y planificación de la continuidad de la incorporación de los nuevos procesos y tipos de documentos
• Integraciones a través de un servicio centralizado de análisis de datos, diseño y construcción de estrategias de integración, para todos los proyectos que interactúan con los sistemas de gestión.
• Armado de Centro de Excelencia (CoE), encargado del gobierno de la práctica y la centralización de herramientas, integraciones y mejores prácticas

Según un Estudio de Forbes Insights el 87% de los ejecutivos sénior consideran que la inteligencia artificial les ayudará a cumplir sus objetivos empresariales y que va a continuar evolucionando tecnológicamente para aumentar su valor, su diferenciación y su rentabilidad.

En Sofre Digital acompañamos a las organizaciones hacia la digitalización, adaptándonos a la realidad de cada organización, teniendo en cuenta su estructura, el tipo de información que manejan, sus necesidades y sus expectativas de mejora, con foco en la optimización de las tareas y en el aumento de la rentabilidad.

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